Sie befinden sich hier: Startseite » 


Systematisches Archivieren – warum?

von Joachim Eberhardt

Druckfassung in: Bettina Joergens (Hg.): Familiengeschichten, Schatztruhen und andere Archive. Beiträge zum 9. Detmolder Sommergespräch. Essen: Klartext, 2016 (Veröffentlichungen des Landesarchivs Nordhrein-Westfalen 63), S. 91-96.

Wenn ich mich in einem Archiv als Bibliothekar auf einer Tagung von Genealoginnen und Familienforschern dazu äußere, warum systematisch archiviert werden sollte, dann bringe ich meine professionell-bibliothekarische Perspektive mit – und vielleicht die eine oder andere unausgesprochene Prämisse. Eine dieser Prämissen könnte gar den Begriff „archivieren“ selbst betreffen. Zumindest habe ich schon früher feststellen müssen, dass sich der Begriff nicht von selbst versteht. Als die Landesbibliothek 2011 bis 2013 ein neues Magazingebäude bekam, war in den Plänen der Bauabteilung von dem „Archiv“ die Rede. Gemeint war damit: die Flucht von Räumen, in der die alten Sachen aus dem Bibliotheksbestand aufbewahrt werden sollen. (Wir Bibliothekare nennen das: „Magazin“.) Ähnlich höre ich gelegentlich, wenn uns Buchspenden angeboten werden, dass diese Bücher „für ihr Archiv“ seien. Wer seine Spende so ankündigt, will Bücher nicht wegschmeißen und hofft sie durch Abgabe bei uns dauerhaft unterzubringen.

In diesem Verständnis bedeuten „Archiv“ und „archivieren“ bloß, etwas nicht wegzuschmeißen. Dem scheint sogar die bibliothekarische Fachsprache zu entsprechen, die „Archivbibliotheken“ oder „Bibliotheken mit Archivfunktion“ kennt und damit Einrichtungen bezeichnet, welche die entsprechenden Bestandsgruppen für die Nachwelt bewahren.(1)  So ist die Deutsche Nationalbibliothek als Pflichtexemplarbibliothek die Archivbibliothek für die deutsche Verlagslandschaft und bewahrt deren Produktion seit 1913 möglichst vollständig für die Nachwelt auf.

Der Blick in ein Wörterbuch legt mir allerdings ein engeres Verständnis von „Archiv“ nahe. Das zehnbändige Große Wörterbuch der deutschen Sprache etwa erläutert, ein Archiv sei „b) eine geordnete Sammlung von [...] Schriftstücken, Dokumenten, Urkunden, Akten“, a) die Einrichtung, die sich darum kümmert, c) der Raum, der diesem Zweck gewidmet ist.(2)  Auch der Brockhaus erklärt „Archiv“ als Bezeichnung für eine „Einrichtung, die der systemat. Erfassung, Ordnung, Verwaltung und Erschließung von Schrift-, Bild- und Tongut staatl. Dienststellen, anderer Institutionen (Verbände, Unternehmen) oder Einzelpersonen dient“.(3)  Beide Nachschlagewerke erklären das Tätigkeitswort „archivieren“ gleichlautend: Schriftstücke, Urkunden, Dokumente, Akten „in ein Archiv aufnehmen“.(4)  Hält man den Gebrauch der archivalischen Fachsprache daneben, dann meint dort der Begriff, wenig überraschend, als erstes die berufene Institution: ein Archiv ist „die Institution oder Organisationseinheit, die Archivgut erfasst, erschließt, erhält und zugänglich macht“; und unter Archivierung versteht Fachfrau Menne-Haritz „die Tätigkeiten, die Aufzeichnungen aus Verwaltungsarbeit zu Archivgut machen“.(5)  Vermutlich ist die archivische Fachdiskussion längst weiter und beschränkt das Verständnis der ureigenen Tätigkeit des Archivierens nicht auf die Bearbeitung von „Aufzeichnungen aus Verwaltungsarbeit“, wie ja zum Beispiel Hermann Niebuhr ausgeführt hat.(6)  Aber mich interessiert hier nicht der inhaltliche Zuschnitt des Archivguts, sondern die Tätigkeit des Archivierens selbst. Ich habe in dieser Ausführlichkeit aus den Wörterbüchern zitiert, um zu zeigen, dass sowohl in der reflektierten Umgangssprache, wie sie Brockhaus und Duden belegen, als auch in der Fachdiskussion von Archivarinnen und Bibliothekaren die Begriffe „Ordnung“ und „Archiv“ stets zusammengedacht werden; in der vom Brockhaus angebotenen Erklärung sogar zusammen mit dem Begriff des „Systematischen“. Ein Archiv ist „systematische Erfassung, Ordnung, Verwaltung und Erschließung“, archivieren ist „aufnehmen in ein Archiv“, also „erfassen, ordnen, verwalten, erschließen“ (und ablegen). Anders ausgedrückt: Die Ausgangsfrage ist eine Tautologie: Es lässt sich gar nicht sinnvoll fragen, warum man systematisch archivieren sollte, denn es gibt kein unsystematisches Archivieren.

Nun könnte man auf die Idee kommen, „Ordnung“ und „Systematik“, die ich hier annähernd synonym gebraucht habe, als ganz schwache Begriffe zu verstehen. Der technische Wandel und der ungeheure Fortschritt durch die Digitalisierung der Kataloge hat uns Zeitgenossen, oder zumindest die Bibliothekarinnen und Bibliothekare, ein bisschen an die Auffassung gewöhnt, dass Ordnung bereits durch eine wie immer geartete Verzeichnung hergestellt wird, eben weil die einmal digitale Verzeichnung beliebig durchsuchbar ist. Das lässt sich vielleicht am Beispiel der sogenannten „Numerus currens“-Aufstellung verdeutlichen. Wenn Bücher in einer Bibliothek für Benutzerinnen und Benutzer frei zugänglich aufgestellt werden, dann werden sie in der Regel fachlich sortiert aufgestellt, so auch in der Lippischen Landesbibliothek. Aber schon in meinem Studium in Göttingen habe ich in den 90er Jahren an der Staats- und Universitätsbibliothek eine Aufstellung kennengelernt, in der die Bücher zwar frei zugänglich, aber allein nach Format und Zugangsdatum sortiert und nach einer laufenden Nummer – das bedeutet das lateinische „Numerus currens“ – aufgestellt waren. Bücher standen dort also nicht nebeneinander, weil sie inhaltlich verwandt waren, sondern weil sie zufällig zur gleichen Zeit in den Bestand eingearbeitet wurden. Wer am Regal entlangschritt, konnte davon nur den Eindruck der Unordnung mitnehmen; das ordnende Prinzip entzog sich der Intuition. Revolutionär daran war nicht die Aufstellung nach Zugang, die in den Magazinen von Bibliotheken schon lange üblich ist, sondern dass diese Aufstellung den Benutzerinnen und Benutzern direkt, im Freihandbereich, zugemutet wurde.

Aber der elektronische Katalog erlaubte ihnen (und uns) ja auch die Ordnung nach beliebigen Kriterien. Das ist ein sehr viel mächtigeres Instrument des Zugangs als der Kartenkatalog oder, vorher, der Bandkatalog, gerade weil die Benutzerinnen und Benutzer die Präsentation und damit die Ordnung der Daten durch ihren Findeprozess selbst bestimmen können. David Weinberger beschreibt dieses Prinzip als „the power of the new digital disorder“, wie es im Untertitel seines Bestsellers „Everything is miscellaneous“ heißt.(7)  Die „Macht“, von der da die Rede ist, gründet sich allerdings nicht allein auf dem technischen Fortschritt der elektronischen Kataloge, sondern sie setzt auch zwingend die traditionelle geordnete, gefelderte, systematische Verzeichnung der Buchdaten voraus, also das, was Bibliothekarinnen und Archivare „Erschließung“ nennen.

Erschließung ist wesentlich eine regelgeleitete, eine systematische Tätigkeit. Ex negativo verdeutlicht, was diese ausmacht, ein berühmtes Beispiel, das schon Michel Foucault in seiner Arbeit über die Wissensordnungen zitiert(8)  und das Jorge Louis Borges dem Sinologen Franz Kuhn zuschreibt. In der „gewissen chinesischen Enzyklopädie“ namens „Himmlischer Warenschatz wohltätiger Erkenntnisse“ ließen sich „die Tiere sich wie folgt unterteilen: a) dem Kaiser gehörige, b) einbalamierte, c) gezähmte, d) Milchschweine, e) Sirenen, f) Fabeltiere, g) streunende Hunde, h) in diese Einteilung aufgenommene, i) die sich wie toll gebärden, j) unzählbare, k) mit feinstem Kamelhaarpinsel gezeichnete, l) und so weiter, m) die den Wasserkrug zerbrochen haben, n) die von weitem wie Fliegen aussehen“.(9)

Warum wirkt diese Ordnung zwar poetisch, aber durchaus unordentlich; und zwar so unordentlich, dass sie Foucault gar ‘monströs’ erscheint? Die Antwort ist einfach: Es ist keine Regel zu erkennen, die die ganze Ordnung betrifft. Jede Klassenbezeichnung ist im Grunde eine eigene Sortierregel, die angibt, ob ein Tier dieser Klasse zugehört oder nicht. In welchem Verhältnis die Klassen zueinander stehen oder in welchen Fällen weitere Klassen gebildet werden müssten (und wie diese dann lauten dürften), ist nicht zu erkennen.(10)  So zeigt das Beispiel, was das Systematische an einer Systematik ist, und das führt mich abschließend auf den Kern meiner Ausgangsfrage zurück. Diese kann eben nicht lauten „warum systematisch archivieren?“, weil jedes Archivieren, das seinen Namen verdient, „systematisch“ genannt werden muss, sondern lautet: „Auf welche Weise systematisch archivieren?“

Nun geht es mir hier aber nicht darum, aus meiner professionellen Perspektive den Nichtprofis die Nutzung bibliothekarischer (oder archivarischer) Regeln und Ordnungssysteme nahezulegen. Das wäre nicht nur vermessen, sondern in den allermeisten Fällen nicht einmal zweckmäßig. Beispielsweise sind die RDA(11)  als das derzeit in wissenschaftlichen Bibliotheken in Deutschland verwendete bibliothekarische Regelwerk der Erschließung völlig überdimensioniert, um eine Privatbibliothek zu verzeichnen. Wer sich durch die mehr als 1000 Einzel- und Detailbestimmungen gekämpft hätte, würde feststellen, dass ihm gar keine Datenbank zur Verfügung stünde, die eine regelgerechte Verzeichnung auch nur zuließe. Trotzdem – oder vielleicht: deswegen – enthält die bibliothekarische Praxis einige wichtige Lektionen, die ich jeder und jedem ans Herz legen würde, die bzw. der sich damit beschäftigt, wie Dinge aufbewahrt werden sollten.

Welchen Zweck hat die systematische Bewahrung von Sammlungsstücken? Sie sollen für späteren Zugriff erhalten werden. Ihre Ordnung will darum Wiederfinden ermöglichen. Manchmal reicht es zum Wiederfinden hin – je nach Umfang der Sammlung (und Natur der Sammlungsstücke) –, Sammlungsstücke mit System aufzustellen (oder Dateiordner in eine Ordnerstruktur zu bringen). Eine mittelgroße Privatbibliothek, zum Beispiel aufgestellt nach Sachgruppen und innerhalb dieser nach Autorennamen, erlaubt ihren Besitzerinnen oder Besitzer ohne weiteres, ein gesuchtes Buch wiederzufinden. Das hat aber nicht nur mit dem Umfang der Sammlung zu tun, sondern auch mit der Natur der Sammlungsstücke. So überblickt man leichter 2.000 Bücher im Regal, als dieselbe Menge schmaler und gleichfarbiger Sonderdrucke. Mein erster Hinweis an Sammlerinnen und Sammler wäre daher, sich nicht allein Gedanken um eine physische Ordnung von Stücken zu machen, sondern davon zu abstrahieren: ein Verzeichnis, einen Katalog zu führen, sei es als Liste oder als Datenbank. Und das kann nur gelingen, wenn man als Brücke zwischen Katalog und Aufstellung Signaturen oder Standortnummern einführt.

Wer ein Verzeichnis anlegt, sollte sich über zwei verschiedene Typen von Regeln oder Konventionen Gedanken machen. Die eine Art von Regeln betrifft die Einordnung der Stücke in Klassen bzw. die Beantwortung der Frage, was in welcher Weise zu- und nebeneinander gehört. Die andere betrifft die Identifikation und Verzeichnung von Einzelstücken. Beides hängt miteinander zusammen, denn die Bestimmung der wesentlichen Merkmale eines Einzelstücks ist ja die Voraussetzung für die Einordnung in eine Klassifikation, und umgekehrt setzt „eine richtige Beschreibung und Nomenklatur [...] die Kenntnis der wesentlichsten Merkmale der verschiedenen Typen voraus“. Das Zitat stammt aus der Einleitung der „Systematik der Musikinstrumente“ von Erich von Hornbostel und Curt Sachs, die in der Zeitschrift für Ethnologie 1914 erschien.  Hornbostel und Sachs haben ihrem „Versuch“ einige allgemeine Überlegungen zum Ordnen und Sortieren vorangestellt, die auch heute noch bedenkenswert sind, darunter die Feststellung, dass „die Einführung einer [...] Kategorie mit dem peinlichen Titel „Verschiedenes“ [...] das Armutszeugnis eines jeden Teilungssystems darstellt“.(13)  Es ist durchaus ein Qualitätsmerkmal einer Klassifikation, wenn es gelingt, diese Peinlichkeit zu vermeiden.

Welchen Konventionen man bei der Verzeichnung einzelner Stücke folgen möchte, kann man sich mit dem Anlegen eines „Metadatenschemas“ systematisch vor Augen führen. Taugliche Vorbilder dafür gibt es viele; wer eine Literaturverwaltung oder ein Dokumentenmanagementsystem benutzt, findet in deren Datenfeldordnung schon durchdachte Vorschläge. Dabei sollte man sich bewusst sein, dass man idealerweise ein Stück nur einmal zur Beschreibung und Verzeichnung in die Hand nimmt; also möge man danach streben, wenn man Zeitaufwand und Vollständigkeit einer Beschreibung gegeneinander abzuwägen hat, auch zukünftigen Fragestellungen gerecht werden zu können. Als Bibliothekar etwa bin ich glücklich darüber, dass die Konventionen der Erschließung von Büchern vorsehen und schon immer vorgesehen haben, den Druckort zu erfassen, denn nur darum kann ich jetzt leicht Überblick über die Geschichte der Buchproduktion eines bestimmten Ortes gewinnen. Klarerweise nutze ich damit die früher erfassten Metadaten auf eine Weise, die nicht dem ursprünglichen Ziel der Regelwerkskonstrukteure entspricht. Trotzdem war dafür die ursprüngliche Verzeichnung detailliert und umfangreich genug.

Beim Bedenken eines Metadatenschemas sollte man sich zudem praktikable Konventionen für die Standardisierung oder Normierung von Beschreibungsdetails zurechtlegen. In der bibliothekarischen Welt gibt es sehr genaue Regeln darüber, wie aus einem Autornamen auf der Titelseite eines Buches der Eintrag für den Verfasser im zugehörigen Datensatz des Kataloges erzeugt wird. Diese Regeln berücksichtigen, dass andere Bücher denselben Autor in anderen Namensformen anzeigen; sie nehmen darum Normierungen vor. Der russische Autor Anton Pavlovič Čechov (1860-1904) erscheint in älteren Büchern auch als „Tschechow“. Beschränkten sich die Regeln darauf, die Namensform des jeweils vorliegenden Buches wiederzugeben, würde eine Suche im Katalog mit der einen Namensform alle Einträge mit der anderen – systematisch – übersehen.

Schließlich: Wer soll sich in Sammlung und Verzeichnung zurechtfinden? Was nur für den eigenen Gebrauch geordnet ist, kann seine zugrundeliegenden Prinzipien unausgesprochen lassen. Eine Ordnung, die für den gemeinsamen Gebrauch mehrerer gedacht ist oder dafür, dass sich eine Fremde in ihr zurechtfindet, muss ihre Konventionen offener und zugänglicher gestalten. Darum kann ich in meiner privaten Büchersammlung ein Buch, auf dessen Rücken „Tschechow“ steht, im Autorenalphabet unter C einsortieren, ohne das erklären zu müssen. In einer öffentlich zugänglichen Bibliothek müssen „siehe-auch“-Verweisungskarten in den Zettelkatalogen und Namensdatensätze im elektronischen Katalog dafür sorgen, dass Nutzerinnen und Nutzer sich zurechtfinden.

Meine Beispiele gingen von meinen bibliothekarischen Erfahrungen aus, aber ich habe mich bemüht, abstrakter zu formulieren. Abschließend sei bemerkt, dass die größte Aufmerksamkeit für die Systematik des Verzeichnens und Archivierens nichts nützt, wenn sie nicht begleitet wird von der Sorge um den Zustand der Sammlungsstücke und ihres Verzeichnisses. Insbesondere wenn Daten gesammelt werden oder wenn elektronisch verzeichnet wird, führt kein Weg daran vorbei, sich um die sogenannte „Langzeitarchivierung“ Gedanken machen. Aber das ist ein neues Thema.

Anmerkungen

  1. Archivbibliothek: Siehe u.a. Engelbert Plassmann: Bibliotheken und Informationsgesellschaft in Deutschland : eine Einführung. Wiesbaden : Harrassowitz, 2011; Klaus-Peter Böttger: Basiskenntnis Bibliothek. 5. Aufl. Bad Honnef: Bock + Herchen, 2011.
  2. Artikel „Archiv“ und „archivieren“, in: Das große Wörterbuch der deutschen Sprache, hg. vom wissenschaftlichen Rat der Dudenredaktion. Mannheim: Dudenverlag, 1999, Bd. 1, S. 286. – Dasselbe gibt der Wahrig an: „Archiv“ bezeichnet „1. [eine] geordnete Sammlung von historisch od. politisch bedeutsamen Schrift-, Bild- od. Tondokumenten einer Person od. Institution“ (S. 171) oder 2. einen Raum zum Aufbewahren einer solchen Sammlung, „archivieren“ bedeutet daher: „aufnehmen in ein Archiv“ (S. 172), siehe: Renate Wahrig-Burfeind: Wahrig. Deutsches Wörterbuch. 9., vollst. neu bearb. Auflage, Gütersloh u.a. wissenmedia, 2011.
  3. Brockhaus. Enzyklopädie in 30 Bänden. 21. Aufl. Leipzig: Brockhaus, 2006. Bd. 2 ANAU-AUSV, S. 357.
  4. Duden (wie Anm. 2), ebd., Brockhaus (wie Anm. 3), S. 358.
  5. Angelika Menne-Haritz: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialen für das Fach Archivwissenschaft. 2. Aufl. Marburg: Archivschule, 1999, S. 42 und 44.
  6. Vgl. Hermann Niebuhr: Prinzipien der künftigen Zusammenarbeit von Bibliotheken, Museen und Archiven in der Überlieferungsbildung, in: Lippische Mitteilungen 80 (2011), S. 255-260, hier S. 256: „Es ist daher inzwischen eine unter Archivarinnen und Archivarn allgemein verbreitete Ansicht, dass eine solche rein amtliche Überlieferung ergänzt werden muss, um die sonst allzu enge Quellenperspektive zu erweitern.“
  7. David Weinberger, Everything is miscellaneous. The power of the new digital disorder. New York: Holt, 2008. Das Buch ist mit einer Widmung versehen: „to the librarians“.
  8. Siehe Michel Foucault: Die Ordnung der Dinge. Frankfurt: Suhrkamp, 1974, S. 18.
  9. Jorge Louis Borges: Die analytische Sprache von John Wilkins, in: ders.: Gesammelte Werke 3. Der Essays dritter Teil. Inquisitonen. Vorworte. München: Hanser, 2003, S. 109-113, hier S. 111-112.
  10. Umberto Eco bietet in seiner schönen Anthologie „Die unendliche Liste“ eine Fülle weiterer „poetischer“ Listen, die sich ähnlich präsentieren, vgl. Umberto Eco: Die unendliche Liste. München: Hanser, 2009.
  11. Bei Interesse als Einführung geeignet: Heidrun Wiesenmüller: Basiswissen RDA: eine Einführung für deutschsprachige Anwender. Berlin u.a.: de Gruyter Saur, 2015.
  12. Erich M. Hornbostel, Curt Sachs: Systematik der Musikinstrumente. Ein Versuch, in: Zeitschrift für Ethnologie 46 (1914), S. 553-590, hier S. 554.
  13. Hornbostel, Sachs (wie Anm. 12), ebd.