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Schwarzes Brett ade. Der „Library Picnic Hamper“ der Lippischen Landesbibliothek Detmold

von Julia Freifrau Hiller von Gaertringen

Druckfassung in: BuB. Forum für Bibliothek und Information 53 (2001), 4, S. 242-246 m. Abb.

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"Wozu braucht ihr denn ein Intranet?", hieß es in der Startphase. "In einer Bibliothek mit 30 Mitarbeitern, in der ohnehin alle sich mehrmals täglich begegnen und in der es mit regelmäßigen Dienstbesprechungen und E-Mail-Nutzung aller eine gut funktionierende Kommunikationsstruktur gibt." Ein wenig hochtrabend kam uns der Begriff zunächst selber vor, und so erhielt das neue Kommunikationsangebot den denkwürdigen Namen "Picknickkorb". Als "The Library Picnic Hamper" verpflegt es seit März 1999 jederzeit, an jedem Arbeitsplatz und in der jeweils aktuellen Version alle Mitarbeiter/innen, die ein plötzlicher Hunger nach betriebsinterner Information überfällt.

Das allgegenwärtige Schwarze Brett

Die ständige Verfügbarkeit der Informationen zum Dienstbetrieb an jedem Arbeitsplatz war der Grund, weshalb an der Lippischen Landesbibliothek ein Intranetserver als zusätzliches Angebot eingerichtet wurde. Zunächst sollte er erst einmal das Schwarze Brett ersetzen, den Weg dorthin ersparen und für bessere Übersichtlichkeit sorgen. Eröffnet wurde der Informationsserver daher mit den Rubriken Dienstpläne, Newsboard und Besprechungsprotokolle. Erweitert wurde er bald um die Angebote "Ausbildung" und "Personalrat".

Diese Informationen waren bisher in Papierform am Schwarzen Brett ausgehängt, aktualisiert und erneuert worden. Die Mitarbeiter/innen hatten sich dort täglich im Vorbeikommen vergewissert, ob es etwas Neues gab. Heute ist die Aktualisierungsfrequenz des Schwarzen Bretts auf ein Minimum geschrumpft: es finden sich vor allem noch die Bekanntmachungen des Landesverbandes Lippe als des Trägers der Lippischen Landesbibliothek betreffend z.B. Änderungen im BAT oder im Beihilferecht und andere Daueraushänge. Auch diese werden seit kurzem als HTML-Dokument oder Scan-Datei online verfügbar gemacht. Der tägliche Weg zum Schwarzen Brett zwecks Abfrage der laufend erneuerten bibliotheksinternen Information ist überflüssig geworden. Zugleich hat sich die Vorratshaltung ausgehängter Papiere als Kopie und damit das Schaffen eigener Registraturen bei den Mitarbeiter/innen erübrigt.

Das Online-Organisationshandbuch

Ein zweiter Aspekt bei der Einführung des Intranets war die Online-Verfügbarkeit des Organisationshandbuches der Landesbibliothek, das zuvor als laufend gepflegte Loseblattsammlung existierte. Es enthielt sämtliche schriftlichen Materialien für den täglichen internen Bedarf. Um den Aktualisierungsaufwand begrenzt zu halten, gab es sechs Exemplare, die zwar für alle verfügbar, aber eben nicht an jedem Arbeitsplatz greifbar waren. Das Organisationshandbuch wurde bis Juli 1999 in den Picknickkorb übertragen, die Loseblattsammlung dann abgeschafft. Der Aufwand für Ausdruck, Kopienerstellung, Distribution und Einlegen aktualisierter Papiere entfiel. Dafür haben heute alle Mitarbeiter/innen direkten Zugriff auf die aktuelle Information.

Redaktion und Zugriff

Das Intranet der Landesbibliothek wird auf einer "Windows NT"-Workstation betrieben. Die Abwehr des unberechtigten Zugriffs von außen erfolgt durch einen Firewall-Rechner. Schreibender Zugriff besteht von zwei Arbeitsplätzen aus. Zur Gestaltung der Seiten und zur Seitenverwaltung wird die Software "Microsoft Frontpage" eingesetzt, mit der auch die externen Web-Seiten erstellt werden. Bestehende Anwendungen und Kenntnisse wurden für das Intranet übernommen, der zusätzliche Pflegeaufwand für den Betrieb ist somit gering.

Die Picknickkorb-Redaktion liegt hauptsächlich bei der Teamleitung Publikumsservice, die auch vorher schon die Dienstpläne erstellt, das Organisationshandbuch redigiert und den größten Anteil an der Produktion interner Papiere gehabt hat. Der Arbeitsaufwand für sie hat sich zwar dadurch erhöht, dass nun auch Besprechungsprotokolle, Ausbildungspläne und Personalratsinformationen nicht mehr ohne ihr Zutun am Schwarzen Brett ausgehängt werden, sondern durch sie ins Intranet gestellt werden müssen. Da aber die Mitarbeiter/innen alle Dokumente im HTML-Format zuliefern, hält sich der Aufwand in Grenzen. Bei Bedarf wird der Proviant im Picknickkorb mehrmals täglich erneuert.

Der Zugriff der Mitarbeiter/innen auf den Picknickkorb erfolgt über die Standard-Browser "Netscape Communicator" und "Microsoft Internet Explorer", die auf allen Dienstarbeitsplätzen der Landesbibliothek installiert sind. Da alle bereits seit 1996 mit Internet-Anwendungen vertraut sind, entfiel ein Schulungsbedarf für die Intranet-Nutzung. Die Mitarbeiter/innen haben den Picknickkorb entweder als Startseite im Browser eingestellt oder dort als Lesezeichen abgelegt. Sie haben sich angewöhnt, mindestens einmal täglich zu inspizieren, welche neuen Informationen er enthält. In der Regel erfolgt diese Kontrolle zugleich mit der Mail-Abfrage bei Dienstbeginn.

Web-Design

Anderwärts verbindet ein Intranet als gemeinsame Plattform Unternehmensteile, Kommunalämter oder Hochschuleinrichtungen, deren Seiten auch innerhalb des Teilnehmerkreises werbewirksam sein müssen. Da unser Intranet nur bibliotheksintern zugänglich ist, ist das Design einfach und rein textbasiert. Auf ein ausgefeiltes Erscheinungsbild wird bewusst verzichtet. Das Intranet wird auch nicht verwendet für den Zugang zu Datenbanken oder Mail-Programmen; hierauf greifen alle direkt von der "Windows NT"-Oberfläche zu.

Der häufige Zugriff auf den Picknickkorb hat für die Gestaltung allerdings zwei andere Konsequenzen. Wichtig ist eine homogene und langfristig gleichbleibende Struktur der Seiten, damit sie intuitiv bedient werden können. Die Seitenstruktur ist daher von Anfang an weitgehend unverändert geblieben. Die Startseite und die Einstiegsseiten zu den einzelnen Picknickkorb-Rubriken sind mit einem Blick zu erfassen: sie werden auf einer einzigen Bildschirmseite angezeigt oder sind als Liste so angelegt, dass das Neueste an erster Stelle steht. Von jeder Seite gelangt man über einen Button in der Kopfzeile auf die Startseite zurück.

Höchste Priorität hat die Auskunft, ob sich seit dem letzten Aufruf des Picknickkorbs etwas geändert hat, z.B. ob der Picknickkorb neue Dienstpläne enthält oder ob Dienstpläne geändert worden sind. Eine Datumsaktualisierung auf der Startseite ist dabei wenig nützlich. Die Aktualisierung erfolgt daher in der Kopfzeile der nachgeordneten Einstiegsseiten "Dienstpläne", "Jour fixe", "Ausbildung", "News", "Personalrat", "LVLippe" oder "Handbuch", und zwar mit Nennung auch des Wochentags, so dass sofort klar ist, wann geändert wurde und ob es sich lohnt, die Seite näher anzuschauen.

Startseite

Screenshot Intranet Startseite

Die Startseite des "Library Picnic Hampers" enthält selbst keine interne Information. Sie teilt mit, was auf den nachfolgenden Seiten zu finden ist, bietet Mail-Zugang zur Picknickkorb-Redaktion und Links auf die Einstiegsseiten der nachfolgenden Rubriken wie auf die Homepage der Landesbibliothek.

Dienstpläne

Screenshot Intranet

Die Seite "Dienstpläne" bietet Links auf die aktuellen Dienstpläne, die Quartalsübersicht der Donnerstagsspätdienste und die Urlaubsvorschau. Ob es sich lohnt, einen Dienstplan aufzurufen, ist daran zu erkennen, dass Änderungen auf der Einstiegsseite mit Datum und Ausrufezeichen in Rotschrift angezeigt sind; in den Dienstplänen selbst wird durch Rotschrift ausgewiesen, was geändert wurde.

Dienstbesprechungen

Screenshot Intranet

Was alle angeht, wird vierzehntäglich in einem allgemeinen Jour fixe unter Leitung der Direktion beraten. Die Protokolle dieser Dienstbesprechungen, die reihum von den Mitarbeiter/innen geführt werden, werden der Picknickkorb-Redaktion als HTML-Datei geliefert und können auf der Seite "Jour fixe" von einer chronologischen Liste aus jahrgangsweise angeklickt werden.

Ausbildung

Die Ausbildungspläne unserer Auszubildenden, ihre Ferientermine und Hinweise für Ausbilder im Hause sind über die Seite "Ausbildung" zu finden. Von dort aus besteht auch Zugriff auf die Pläne von Schüler- und Informationspraktika.

News

Da alles wichtige Neue im Jour fixe besprochen und protokolliert wird und alles akzidentell Wichtige über Mail abgewickelt wird, hat sich das Newsboard als drittes Forum für Mitteilungen an alle nicht durchsetzen können. Es dient vor allem Mitteilungen aus der Picknickkorb-Redaktion; die Mitarbeiter/innen wählen den kürzeren Weg über Mail und ggf. ihr Adressbuch "alle". Täglich aufgerufen wird die Seite dennoch. Wer die Seite "Ausbildung" meidet, wird so an das Auftauchen schon wieder neuer Schülerpraktikanten erinnert. Schülergruppen, die zu Seminaren in der Landesbibliothek anrücken, werden mit ihren Projekten vorgestellt. Es wird auf Artikel in Fachzeitschriften hingewiesen oder auch auf interessante Veranstaltungen wie den Tag der Offenen Tür in der Nachbarbibliothek, Ausstellungen und Vorträge in Archiv und Museum oder das Examenskonzert eines Gesangsstudenten, der jahrelang als studentische Hilfskraft im Hause tätig war.

Personalrat

Der örtliche Personalrat der Landesbibliothek nutzte zunächst das Newsboard für seine Mitteilungen an die Kollegen. Seit der letzten Wahl hat er eine eigene Seite im Picknickkorb.

LVLippe

Die Mitarbeiter-Informationen des Landesverbandes Lippe werden seit kurzem als Mail-Anhang auch an die Picknickkorb-Redaktion geliefert und in das Online-Angebot integriert.

Handbuch

Screenshot Intranet

Die umfangreichste Sammlung von Intranet-Texten ist das Online-Organisationshandbuch der Landesbibliothek. Es enthält zur Zeit 82 Dokumente und 40 Links auf externe Seiten. Die Einstiegsseite informiert an erster Stelle über die Aktualisierungen und Neuzugänge der letzten vier Wochen und beschreibt kurz, was alles im Handbuch zu finden ist. Von hier aus führt ein Link in das Handbuch selbst. Dort werden sachlich geordnet Links auf die einzelnen Dokumente angeboten. Da die Seite sehr umfangreich ist, sind von einem Inhaltsverzeichnis aus lokale Links innerhalb der Seite erstellt.

Das Handbuch enthält unter der Überschrift "Mitarbeiter/innen der Bibliothek" die aktuelle Liste der Telefonnummern und Mail-Adressen, eine chronologische Geburtstagsliste, eine Benachrichtigungsliste für Urlaubswünsche und Krankmeldungen und einen Link auf das HBZ-Fortbildungsangebot. Unter "Fakten zur Bibliothek" werden häufig nachgefragte Daten zu Profil, Geschichte, Gebäude und Statistik geboten, die nicht allen ständig präsent sind. Unter "Organisation der Bibliothek" sind unser Leitbild, der Organisations- und Geschäftsverteilungsplan sowie die Gleitzeitordnung zu finden.

Im Handbuch-Teil "Benutzung" sind die Benutzungs- und die Gebührenordnung verfügbar, außerdem die 15 Merkblätter, die als Benutzerinformation ausliegen. Weitere Dokumente sind nach den Arbeitsbereichen im Publikumsservice geordnet zugänglich; was mehrere Bereiche betrifft wie z.B. die Dienstanweisung zur Ein- und Ausgangskontrolle, ist auch mehrfach aufgeführt.

So greift die Ausleihe auf Dokumente betreffend Verleihbarkeit, Umgang mit NS-Literatur, auf dem Rechtsweg befindliche Mahnverfahren etc. zu. Die Lesesaal- und Magazin-Mitarbeiter/innen können sich jederzeit die Unterlagen zu Klimatisierung und Bestandserhaltung oder zu Reproaufträgen auf den Bildschirm holen. Die Informationsbibliothekar/innen nutzen Hilfen zur Gerätebedienung und Links auf externe Webseiten von hohem Auskunftswert für die tägliche Arbeit. Die Fernleihe hat ihre Geschäftsabläufe sowie die Checklisten für den Signier- und Kopierdienst ins Intranet gestellt; sie hat von hier aus Zugang zu relevanten externen Seiten wie Leihverkehrsordnung, Sigelverzeichnis, Zentralkatalog oder Bücherwagendienst.

Das Team Buchbearbeitung ist im Intranet mit den Geschäftsgängen Neuerwerbung und Anschaffungsvorschläge, der Fachreferatsverteilung, den Dienstanweisungen für die studentischen Etikettierer und Schlusskontrolleure sowie nützlichen Links auf externe Seiten vertreten.

Für alle von Belang sind die Kopierregelung, die Übersicht über die Freihandaufstellung mit Link auf die GHBS, der Magazin-Belegungsplan mit Aufschlüsselung der Signatur-Typen, die Liste der ausgelegten Zeitschriften, die Übersichten zum Zeitungs- und Zeitungsfilme-Bestand, zu den vorhandenen Loseblattsammlungen, Lexika-Beständen und Sondersammlungen. Weitere Links führen z.B. auf die Preisliste der LLB-Veröffentlichungen oder auf ein Modell für Bibliotheksführungen, das als Gedächtnisstütze von Mitarbeiter/innen verwendet werden kann, die seltener Führungen machen.

Auch die Auszubildenden finden im Handbuch speziell für sie erarbeitete Seiten. Wegen der zahlreich integrierten Dokumente zu Bibliotheksorganisation, Geschäftsabläufen etc. ist der Nutzen des Online-Handbuchs für die Ausbildung ganz erheblich.

Ergänzt wird das Handbuch durch im Dienstbetrieb eingesetzte Formulare, die bei Bedarf ausgedruckt werden können.

Suche

Nachdem sich der Picknickkorb mit Besprechungsprotokollen, News-Meldungen und Handbuchtexten so angefüllt hatte, dass es schwierig wurde, etwas wiederzufinden, wurde innerhalb des Intranets unter Nutzung des "Suchen"-Features aus der "Microsoft Frontpage"-Software eine Suchmaschine eingerichtet. Sie durchsucht sämtliche auf dem Server abgelegte Seiten und zeigt das Ergebnis geordnet nach der Häufigkeit des Suchworts in den einzelnen Dokumenten an. Oft ist dies der schnelle Weg zum gesuchten Dokument. Auch Dokumente, zu denen kein Link mehr von aktuellen Picknickkorb-Seiten besteht, bleiben so langfristig im Picknickkorb verfügbar. Das Aufbewahren bibliotheksinterner Papiere durch die Mitarbeiter/innen ist damit vollkommen obsolet.

Fazit

Heute ist der Picknickkorb aus dem täglichen Dienstbetrieb der Lippischen Landesbibliothek nicht mehr wegzudenken. Der Informationsfluss ist erheblich vereinfacht und verbessert worden. Alle Mitarbeiter/innen verlassen sich auf die Aktualität der Information und sind zugleich mitverantwortlich dafür. Sie sind nicht nur einbezogen in den internen Kommunikationsprozess, sie gestalten ihn alle maßgeblich mit. Dieses Optimum an Mitwirkung und Transparenz hat zweifellos zu dem guten Betriebsklima in der Landesbibliothek beigetragen. Und selbstverständlich stand auch dieser Erfahrungsbericht im Intranet der Lippischen Landesbibliothek zur Diskussion, bevor er hier veröffentlicht wurde.